Consejos para redactar correos electrónicos con maestría
Publicado en bitacoras.com-ABC / (Ver aquí)
Se considera la piedra angular de las comunicaciones en Internet. Aunque debemos buscar su origen a mediados de los sesenta, no fue hasta la segunda mitad de la década de los noventa, cuando este servicio de red que permite a las personas enviar y recibir mensajes de forma instantánea, cuajó firmemente en la sociedad y desde entonces forma parte de nuestra vida diaria.
Quizá precisamente por esta rápida y universal adopción, o por su aparente sencillez, resulta paradójico encontrar pocos colegios en los que se enseñe a redactar un email correctamente. Se trata de una tarea que, céteris páribus, repetiremos miles de veces a lo largo de nuestra vida y por ello resulta recomendable conocer una serie de trucos que nos ayudarán a redactar mejor estos mensajes.
En la blogosfera española tenemos un referente a la hora de hablar de Gestión Personal y Productividad. El asturiano Berto Pena, ganador de un Premio Bitácoras en la edición 2009, lleva años compartiendo desde su diario electrónico "ThinkWasabi", diferentes guías y consejos para mejorar nuestro trabajo diario y organizarnos sin agobios. En su última entrada comparte 10 "tips" para escribir mejores emails, que pasamos a resumirte a continuación:
1. No envíes un correo electrónico a menos que sea necesario. Muchas veces existen fórmulas alternativas y más efectivas que el email para realizar una comunicación. Ten en cuenta que no sólo "perderás" el tiempo en escribirlo, sino que habitualmente, también recibirás una respuesta. Por tanto, el primer consejo es "antes de enviar un correo, valora si de verdad es necesario y si te va a aportar algo a ti".
2. Ten claro lo que quieres escribir. Los peores enemigos del correo electrónico con la extensión y la ambigüedad. En la medida en que sepas resumir en pocas frases, las ideas que quieres transmitir, conseguirás un tiempo muy valioso para emplear en otros menesteres que se hará extensible, de paso, al receptor de tu mensaje.
3. Lo bueno si breve, dos veces bueno. En relación con el punto anterior, trata de ser lo más sencillo y directo posible en cada uno de tus mensajes. Probablemente, este sea uno de los puntos clave en el éxito de tus correos electrónicos.
4. Huye de formalismos en los correos habituales. Si existe cercanía con tu interlocutor, puedes ahorrarte esos párrafos de saludo o despedida formal que lo único que hacen es darle un toque más rococó a tus mensajes.
5. Sigue la "regla de las dos-tres frases". Si en otros canales, como los mensajes de texto en los teléfonos móviles, o Twitter, somos capaces de comunicar en ciento cuarenta caracteres, ¿por qué no hacerlo también en un correo-e?. Para que el receptor de tu mensaje entienda y valore la brevedad de tus mensajes, puedes enlazar a las iniciativas two.sentenc.es o three.sentenc.es.
6. Facilita los emails largos. Si no te queda más remedio que redactar un correo electrónico, dótalo de estructura (con puntos, enumareciones, negritas o asteriscos. En el caso de enviar un informe, mejor hacerlo en archivo adjunto y acompañarlo de un par de líneas en el correo.
7. Aprovecha las respuestas prediseñadas. Puede ocurrir que habitualmente tengas que enviar la misma información a diferentes personas. Para estos casos, lo mejor es utilizar la funcionalidad que ofrecen algunos servicios como GMail bajo la opción "Respuestas Prediseñadas". Te ahorrará muchísimo tiempo.
8. Lee antes de enviar. Este punto, es de cajón, pero en ocasiones pulsamos el botón enviar sin haber dado un respaso rápido al contenido del mensaje. Una lectura rápida antes de enviar puede ahorrarnos muchos problemas.
9. El "asunto" es el titular de tu "noticia". Por eso trata de ser directo y preciso en su redacción. El asunto del mensaje debe sintetizar el contenido y ayudar a la persona que lo recibe a clasificarlo inmediatamente, para abrirlo inmediatamente o después. Debe ser lo penúltimo que hagas antes de enviar el correo.
10. Lo último de todo: escribe el destinatario. Efectivamente esta es la última cosa que debes hacer antes de enviar un correo electrónico, no antes. De esta forma evitarás situaciones comprometidas y dirigirás la información a la persona p personas adecuadas.
Hasta aquí, el conjunto de ideas aportadas por Berto en su artículo y que, a buen seguro, ayudarán a la hora de ser más efectivos y productivos en nuestros mensajes. Como aportación extra, añadimos un último punto relacionado con los destinatarios: Utiliza correctamente el campo "Para" "Cc" y "Cco".